Praktiske tips: Få ting gjort

Fullfør oppgaver

Realiteten er at det kreves mer av oss på jobben: flere oppgaver, raskere endringer. Kunder og innbyggere får stadig mer makt, og kravene deres øker og endres raskere over tid. Og kundene har ofte et valg på grunn av den økte (verdensomspennende) konkurransen. Organisasjoner krymper, eller ambisjonene deres øker raskere enn antallet tilgjengelige medarbeidere. For mange kommer det til et punkt der de ikke får gjort alt på jobben. Resultatet kan bli at det heller ikke er mulig å "gjøre seg ferdig" med private saker på en tilfredsstillende måte. Kjenner du deg igjen i dette?

Effektiviser oppgavene

Hvis du må gjøre mer enn du har tid til, er det to alternativer: jobbe lenger, eller velge hva du gjør og ikke gjør. I tillegg kan du kanskje gjøre arbeidet ditt på en mer praktisk måte, slik at du kan spare tid. Hvilket alternativ tiltaler deg mest? Hva ønsker du å oppnå: mer på jobb, mer privat eller mer balanse?

Få ting gjort

Du vil gjerne ha en rask oversikt over de viktigste oppgavene dine, slik at du kan ta en beslutning om hva du skal gjøre videre. Det som virker viktig nå, kan tross alt være noe helt annet om en time, med en telefonsamtale. Arbeid handler ikke om å gjøre alle oppgavene, men om de viktigste oppgavene.
Det viktigste Hva som er viktigst, kan ikke alltid forutsies og kan endre seg raskt. Getting Things Done gir deg oversikt over oppgavene dine, slik at du lettere kan velge hva som skal bli din neste oppgave. I tillegg gir det deg ro i sjelen, fordi du fortløpende gir alle arbeidsoppgaver og private gjøremål som du fortsatt må gjøre, en plass i dette systemet.

Tips for bruk av Getting Things Done-metoden

Først og fremst er det viktig at du strukturerer alle dine nåværende e-poster.

Opprett en arkivmappe i e-postprogrammet ditt for å lagre informasjon. Flytt alle nåværende mapper du har til denne mappen! Stol på at du enkelt kan finne e-poster med søkefunksjonen.
Opprett en "Venter på"-mappe i e-postprogrammet ditt. Her legger du kopier av sendte e-poster som du forventer svar på.
Opprett en "Senere kanskje"-mappe i e-postprogrammet ditt. Her legger du alle e-poster som du trenger å gjøre noe med, men ikke i inneværende uke. Både for jobb og privat.

Oppgaver å gjøre denne uken

Opprett en "Denne uken"-mappe i e-postprogrammet ditt. Denne vil inneholde oppgaver for den kommende uken, men som ikke har en klar tidsfrist i form av dato og klokkeslett.
Opprett en mappe '2 minutter' i e-postprogrammet ditt. Her legger du små oppgaver som du forventer å kunne fullføre i løpet av 2 minutter.
Opprett en "Ikke for meg"-mappe i e-postprogrammet ditt. Her legger du e-poster med oppgaver som er ment for andre.
Bruk en time på å sortere e-post! Begynn rett etter lunsj. 1) Kan du slette den? 2) Inneholder den en tidsfrist? 4) Hvilken mappe hører den hjemme i (ikke for meg, 2 minutter, denne uken, senere kanskje, venter på, arkiv)
Hvis det er en klar tidsfrist for en oppgave (dag eller et bestemt tidspunkt), legger du oppgaven inn i kalenderen. Ingen klar tidsfrist? Flytt da posten til denne uken (skal utføres i inneværende uke) eller til senere-kanskje (til neste uke eller senere)
Er det flere typer oppgaver i en e-post, for eksempel både oppgaver til deg selv og oppgaver som du vil tildele andre? Da kan du sende deg selv flere e-poster som du kan dele inn i: ikke til meg, 2 minutter, denne uken, senere - kanskje.
Sender du en e-post til deg selv, så skriv tydelig i emnelinjen hva du skal gjøre og eventuelt allerede i hvilken e-postmappe den hører hjemme: ikke til meg, 2 minutter, denne uken, senere kanskje, vent, arkiv.
Når du sender spørsmål eller forespørsler via e-post, må du sørge for at disse meldingene kopieres til mappen "Venter på". Da har du til enhver tid oversikt over utestående spørsmål og forespørsler.
Med en full innboks kan sorteringen ta en stund, men etter noen timer vil innboksen være tom. Du kan dele opp dette ved å sortere i 10 minutter i dag uten å svare.
E-poster som er over en måned gamle, er ikke superviktige. Ellers ville andre allerede ha kommet tilbake til deg / du ville ha gjort noe med den. I så fall sletter du disse e-postene umiddelbart og sparer tid.
Spar e-poster. Ved å ikke svare på alle innkommende e-poster med en gang, skaper du tid til å gjøre fremskritt på oppgaver som du tidligere har markert som viktige. Dette krever mot, men er faktisk veien til å gjøre mer/bedre arbeid. Er det mulig å begrense dette til maks 3 ganger om dagen? Eller til og med opptil 1 gang?
Et ideelt tidspunkt å sortere e-post på er rett etter lunsj. Da er ikke konsentrasjonen så høy, noe som er ideelt for en enkel jobb som å sortere e-post uten å svare. Og du får umiddelbare resultater: oversikt gjennom en tom innboks.
Har du mange oppgaver i hodet, både på jobb og privat? Skriv dem ned, og sørg for at de etter hvert dukker opp i kalenderen (hvis det er en tidsfrist) eller i innboksen som en e-post.
Etter at du har sortert e-postene dine, kan du sjekke om det fortsatt finnes oppgaver fra talepost, SMS og eventuelt andre forretningskommunikasjonskanaler som Skype. Bearbeid også disse til kalenderelementer eller e-poster som du kan behandle.
Etter at du har sortert e-postene, behandler du oppgavene som er "ikke for meg" først. Sett deg selv i (B)CC, slik at du kan flytte disse e-postene til mappen "venter på" på et senere tidspunkt.
Hvis det er tid igjen av den tiden du har satt av til å behandle e-post, behandler du e-postene fra mappen "2 minutter" etter "ikke for meg". Gjør noen raske målinger.

Rekkefølgen på oppgavene i løpet av en arbeidsdag

Hvis du har mye jobb eller private ting i hodet ved arbeidsdagens begynnelse, kan du sende dem direkte til deg selv på e-post som en oppgave. Det puster!
På starten av arbeidsdagen starter du i agendaen din, for oppgaver som skal gjøres i dag, og deretter i e-postmappen Denne uken som inneholder oppgaver for inneværende uke. Begynn med den minst morsomme oppgaven og få den gjort med en gang.
Jo mindre tid du bruker på å svare på innkommende e-post, desto bedre blir konsentrasjonen, og desto mer tid kan du bruke på viktige oppgaver.
Det er nødvendig å sortere innkommende e-post hver dag og svare på noen få om nødvendig i etterkant ("ikke for meg" og "2 minutter"!). Gjør dette helst mellom kl. 13:00 og 14:00.
Ved å fortrinnsvis jobbe med viktige oppgaver fra dagen før om morgenen og først sortere og svare på e-post etter kl. 13.00, har du oversikten på ettermiddagen til å velge ut det som faktisk er viktigst.
For å motstå fristelsen til å svare direkte på innkommende e-post, er det nødvendig å slå av alle varsler (lyder, popup-vinduer, synlige ikoner). Søk på Google for “slå av e-postvarsling outlook [eller ditt program]”.
Etter (telefon) konsultasjoner, er det ofte lister over handlinger og løfter på papir eller i hodet ditt. Umiddelbart etter konsultasjonen er det nødvendig å konvertere disse listene til oppgaver som du sender på e-post til deg selv. Én e-post per oppgave. Oppgaver med en tidsfrist (løfte) hører hjemme i agendaen.
Samle post, notater eller andre fysiske ting som krever handling på ett tidspunkt. Dette kan du ta med deg under ettermiddagsritualet med e-postbehandling. Noen ganger kan det være nyttig å ta et bilde av det og sende det til deg selv på e-post.

Alt begynner og slutter med hvorfor

Ta et kritisk blikk på stillingsbeskrivelsen din og ditt unike bidrag til organisasjonen du jobber i. Hva forventes av deg på jobben de neste seks månedene? Skriv dette ned i en e-post til deg selv med tittelen “Arbeidsmål.”
Er det ikke 100 % klart for deg hva du skal oppnå i løpet av de kommende seks månedene? Da bør du umiddelbart gjøre en kalenderavtale for å avklare dette (med kolleger eller leder). Dette gir umiddelbar klarhet for deg og organisasjonen din! Del dem med deg selv via en e-post med tittelen "Arbeidsmål".
Hva er det du brenner for? Hva ønsker du å gi mer oppmerksomhet? Dette kan være på jobb eller privat. Del dem med deg selv via en e-post med tittelen "Mine mål". Ikke vær for vanskelig, noen få stikkord er nok.
Hva ønsker du å oppnå i arbeidet ditt de neste seks månedene? Dette kan være resultater, men også noe som mer kontroll over arbeidet. Ta med noen ord om dette i e-posten til deg selv med tittelen “Mine mål.”

Ukentlig vedlikehold

En gang i uken, gjerne en halv dag før arbeidsuken er over, er det på tide å tenke på kortsiktige og langsiktige prioriteringer. Begynn med å gå gjennom arbeidsmålene dine og dine egne mål (de to e-postene du har sendt til deg selv).
Begrens det ukentlige vedlikeholdet til maksimalt 30 minutter, og sett det som en oppgave i kalenderen din. Det tar litt tid å tenke på arbeidet ditt, men det gir oversikt, konsentrasjon og enda mer tid.
En gang i uken bør du vurdere om du nærmer deg dine arbeidsmål og personlige mål. Hvis ikke, lag minst én oppgave for å komme nærmere målene i løpet av den kommende uken.
Gå gjennom e-postmappen din en gang i uken denne uken. Slett alle fullførte oppgaver. Er det noen oppgaver som ikke lenger er aktuelle? Slett dem, eller flytt dem til senere - kanskje. Gå gjennom mappen senere, og avgjør om noen oppgaver bør flyttes til neste uke (til mappen "Denne uken").
En gang i uken sjekker du kalenderen for de neste tre ukene og ser om du trenger å opprette nye oppgaver for å overholde de kommende tidsfristene. Disse vises i kalenderen eller i mappen "Denne uken".

Fortsett å bremse arbeidet

Hvis du vil blokkere i agendaen din hvor lang tid oppgavene tar, kan du dele opp oppgaver som tar mer enn 1 time, i 2 eller flere oppgaver (for eksempel nyhetsbrev 50% klart og nyhetsbrev 100% klart. Så gjør det til 2 eller flere oppgaver. Når del 1 er klar, kan du se om du fortsatt er i rute når det gjelder estimert tid for del 2. Hvis ikke, har du muligheten til å informere mottakeren om at det vil komme senere.
Sett av minst 20 % av arbeidsdagen din til uforutsette hendelser. Det handler ikke alltid om at du ikke rekker fristen. Poenget er at mottakeren av arbeidet ditt beholder kontrollen over situasjonen. Jo tidligere du kommuniserer at noe ikke kommer til å fungere, desto mer kontroll har mottakeren over situasjonen.
Vanskeligheter med å sovne på grunn av arbeidsoppgaver som farer gjennom hodet ditt? Skaff penn og papir og skriv ned oppgavene med en gang. Neste dag setter du dem inn i kalenderen (hvis det er en tidsfrist) eller sender dem til deg selv på e-post. (denne uken – senere/kanskje – ikke for meg)
Arbeid mer effektivt. Ved å gå i 3 minutter hver time og dermed bevege deg bort fra skrivebordet, senker du stressnivået i kroppen. Dette gjør at du bedre kan koble av fra arbeidet og bli mer kreativ.
Har du mistet kontrollen i hodet en stund, kan du aktivt gjenopprette den ved å gå i 5 til 10 minutter. Deretter kan du ta opp tipsene om å få ting gjort igjen for å komme tilbake på sporet (agenda, denne uken).
Oppgaver som krever dyp konsentrasjon, gjøres best om morgenen. Oppgaver som krever kreativitet, er lettest å gjøre på ettermiddagen.
Har du lite energi og problemer med å velge en oppgave blant ukens oppgaver? Prøv da en oppgave som krever mer av kreativiteten din, for eksempel en kort idédugnad.
Øker arbeidsmengden til tross for at du bruker Getting Things Done og tar (gå)pauser? Gjør umiddelbart en avtale med en kollega for å diskutere problemene og be om hjelp.
Øker arbeidsmengden til tross for at du bruker Getting Things Done og tar (gå)pauser? Kom med et forslag til sjefen din som han eller hun kan svare ja eller nei på. Legg de oppgavene som gir deg energi, i din egen oppgavepakke, og kom med løsninger for de oppgavene du ikke lenger kan gjøre.
Hvis en oppgave koster deg energi, og en kollega gir den energi, er det da mulig at den kollegaen vil gjøre den oppgaven? Kom med et forslag til lederen din.