Condivisione delle scrivanie

A seconda dei vostri compiti, dei colleghi presenti e del grado di contatto, alternerete il lavoro da casa e quello in ufficio. L'ufficio come nuovo luogo di incontro. La macchina del caffè 2.0.

Abbiamo imparato che possiamo concentrarci a casa. Le riunioni si tengono in formato digitale. Tuttavia, le discussioni dal vivo, senza schermo, sono più efficaci. Anche le giornate trascorse in ufficio saranno diverse: da una riunione al posto di lavoro seguita da una sessione di ispirazione o di coaching. Rimbalzare le idee l'uno con l'altro e lavorare dietro al computer tra una riunione e l'altra.

In passato, spesso si utilizzava una postazione di lavoro personale e fissa o si era già passati a postazioni di lavoro flessibili. Nell''Ufficio ibrido', condivideremo più frequentemente le postazioni di lavoro, note anche come Desk sharing.

Se la linea di demarcazione tra un'efficace condivisione della scrivania al lavoro e le interruzioni del lavoro è così sottile, perché rischiare? Semplice. I vantaggi di un accordo di desk sharing di successo superano gli svantaggi.

Benefici

• Risparmia spazio e riduce i costi per l'organizzazione
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• Crea nuove opportunità di collaborazione tra colleghi
• Aumenta la flessibilità dell'azienda e dei dipendenti
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• Supporta una forza lavoro flessibile (remota, part-time, freelance)
• Promuove un ambiente di lavoro sociale
• Incoraggia i dipendenti a essere più ordinati e puliti
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• Livella il campo di gioco in un ufficio e crea uguaglianza
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Svantaggi

• Mancanza di uno spazio personale e privato per i dipendenti
• Porta a maggiori interruzioni del lavoro
• Crea sfide per l'IT e l'infrastruttura di supporto
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• I dipendenti impiegano più tempo per sistemarsi e mettersi al lavoro
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• Promuove la formazione di territori

Se ben gestiti, gli svantaggi sono facili da minimizzare o da eliminare del tutto. Esiste un enorme incentivo a far funzionare gli uffici condivisi.

Ecco alcuni consigli per una buona transizione verso le scrivanie condivise:
 

• Assicurarsi che i dipendenti siano d'accordo. Spiegate i vantaggi e affrontate le preoccupazioni per incoraggiare un sentimento positivo.
  
• Attivare le preoccupazioni dei dipendenti. Individuate i punti dolenti con soluzioni innovative e presentatele. Un monitoraggio responsabile può facilitare l'adattamento.
  
• Determinare il numero di scrivanie necessarie e prevedere un budget generoso. Tenete conto del numero di dipendenti, dei turni di lavoro e di altre variabili che influenzano l'occupazione. Può sembrare controintuitivo tagliare i costi, ma le scrivanie aggiuntive assicurano che tutti ne abbiano una nei momenti di punta.
  
• Stabilite delle linee guida per il galateo dell'ufficio condiviso. In questo modo si possono prevenire le cattive abitudini prima che si manifestino. È un buon modo per dare un tono a ciò che i dipendenti possono aspettarsi dal nuovo layout.
  
• Cambiamento graduale. Se l'intero ufficio cambia in una settimana, i dipendenti non saranno in grado di cambiare o adattarsi. Designate un numero fisso di scrivanie da convertire entro un certo periodo di tempo e iniziate la transizione lentamente. È meno brusco e dà ai dipendenti il tempo di adattarsi.
  
• Creare una varietà di tipi di scrivanie e di posizioni, nonché postazioni di lavoro aggiuntive al di fuori delle scrivanie condivise. I dipendenti non devono sentirsi confinati dalla mancanza di spazio. Offrite opzioni per migliorare il tasso di occupazione.
  
• Delegare l'autorità a un office manager o a un facility manager. La creazione di un'autorità centrale per le controversie e le domande offre ai dipendenti uno sbocco per qualsiasi ambiguità che possa sorgere.
  
• Creare un imbuto per il feedback sugli ambienti di lavoro condivisi. Cosa piace o non piace ai dipendenti? Cosa non soddisfa le loro esigenze o aspettative? Come si possono migliorare gli accordi? Trasformare gli accordi in un forum permanente.