Consigli pratici: Fare le cose per bene

Terminare le attività

La realtà è che sul lavoro ci viene richiesto di più: più compiti, cambiamenti più rapidi. I clienti e i cittadini hanno sempre più potere, le loro richieste aumentano e cambiano più rapidamente nel tempo. E i clienti hanno spesso la possibilità di scegliere a causa dell'aumento della concorrenza (mondiale). Le organizzazioni si riducono o le loro ambizioni aumentano più rapidamente del numero di dipendenti disponibili. Per molte persone arriva il momento in cui non riescono a fare tutto al lavoro. Il risultato può essere che non è nemmeno possibile "concludere" le questioni private in modo soddisfacente. Vi riconoscete in questo?

Semplificare le attività

Se dovete fare più cose di quelle che avete a disposizione, ci sono due opzioni: lavorare più a lungo o fare una scelta nelle cose che fate o non fate. Inoltre, potreste essere in grado di svolgere il vostro lavoro in modo più comodo, così da risparmiare tempo. Quale opzione vi attira di più? Cosa volete ottenere: di più nel lavoro, di più nella vita privata o di più equilibrio?

Come portare a termine le cose

Desiderate avere una rapida panoramica dei vostri compiti più importanti, in modo da poter decidere cosa fare dopo. Dopo tutto, ciò che sembra importante ora può essere completamente diverso tra un'ora, con una telefonata. Lavorare non significa svolgere tutte le mansioni, ma quelle più importanti.

Le cose più importanti non sono sempre prevedibili e possono cambiare rapidamente. Getting Things Done vi offre una visione d'insieme dei vostri compiti, in modo che possiate scegliere più facilmente quale sarà il vostro prossimo compito. Inoltre, porta alla tranquillità, perché si dà continuamente spazio a tutte le attività lavorative e private che si devono ancora svolgere in questo sistema.

Suggerimenti per l'utilizzo del metodo Getting Things Done

Prima di tutto, è importante che strutturiate tutte le vostre email attuali.

Create una cartella 'Archivio' nel vostro programma di posta elettronica per conservare le informazioni. Spostate tutte le cartelle attuali in questa cartella! Confidate di poter trovare facilmente le e-mail con la funzione di ricerca.
Create una cartella 'Waiting for' nel vostro programma di posta elettronica. Qui mettete le copie delle e-mail inviate per le quali vi aspettate una risposta.
Creare una cartella 'Later-Maybe' nel programma di posta elettronica. Qui mettete tutte le e-mail con cui dovete fare qualcosa, ma non nella settimana corrente. Sia per il lavoro che per la vita privata.

Compiti da svolgere questa settimana

Creare una cartella 'Questa settimana' nel programma di posta elettronica. Questa conterrà i compiti per la settimana successiva, ma che non hanno una scadenza precisa in termini di data e ora.
Creare una cartella '2 minuti' nel programma di posta elettronica. Qui inserite i piccoli compiti che vi aspettate di poter portare a termine entro 2 minuti.
Create una cartella 'Non per me' nel vostro programma di posta elettronica. Qui mettete le e-mail con compiti che sono destinati ad altri.
Spendete un'ora per smistare le e-mail! Iniziate subito dopo pranzo. 1) Si può cancellare? 2) Contiene una scadenza? 4) In quale cartella va inserita (non per me, 2 minuti, questa settimana, più tardi, forse, in attesa, archivio).
Se c'è una scadenza chiara per un compito (giorno o ora specifica), inseritelo nel calendario. Se non c'è una scadenza precisa, spostate il compito a questa settimana (da eseguire nella settimana in corso) o a più tardi forse (per la prossima settimana o più tardi)
Ci sono diversi tipi di compiti in una e-mail, per esempio sia compiti per voi stessi che compiti che volete assegnare ad altri? Allora inviate a voi stessi diverse e-mail che potete suddividere in: non per me, 2 minuti, questa settimana, più tardi.
Se inviate un'e-mail a voi stessi, indicate chiaramente nell'oggetto cosa dovete fare e possibilmente già in quale cartella di posta elettronica si trova: non per me, 2 minuti, questa settimana, più tardi, forse, aspetta, archivia.
Quando inviate domande o richieste via e-mail, assicuratevi che questi messaggi vengano copiati nella cartella "Waiting for". In questo modo si potrà avere una visione delle domande e delle richieste in sospeso in qualsiasi momento.
Con una casella di posta piena, l'ordinamento può richiedere un po' di tempo, ma in poche ore la casella di posta sarà vuota. Potete dividere questo tempo smistando per 10 minuti oggi senza rispondere.
Le e-mail che hanno più di un mese non sono super importanti. Altrimenti altre vi sarebbero già tornate indietro / avreste fatto qualcosa. Se è così, cancellate queste email, risparmiate subito tempo.
Salvare le e-mail. Non rispondendo immediatamente a tutte le e-mail in arrivo, si crea il tempo per progredire nei compiti che si sono precedentemente contrassegnati come importanti. Questo richiede coraggio, ma in realtà è il modo per lavorare di più/meglio. È possibile limitare questa operazione a un massimo di 3 volte al giorno? O addirittura fino a 1 volta?
Un momento ideale per smistare le e-mail è subito dopo pranzo. La concentrazione non è molto alta, ideale per un lavoro semplice come quello di smistare le e-mail senza rispondere. E si ottengono risultati immediati: una panoramica su una casella di posta vuota.
Vi passano per la testa tutti i tipi di compiti, lavorativi e privati? Scriveteli e alla fine fate in modo che appaiano sul vostro calendario (se c'è una scadenza) o nella vostra casella di posta elettronica come e-mail.
Dopo aver classificato le e-mail, verificate se ci sono ancora compiti da svolgere con la posta vocale, gli SMS ed eventualmente altri canali di comunicazione aziendale come Skype. Trasformate anche questi in elementi del calendario o in e-mail da elaborare.
Dopo aver smistato le e-mail, elaborate prima i compiti 'non per me'. Mettetevi in (B)CC in modo da poter spostare queste e-mail nella cartella 'waiting for''waiting for'in un secondo momento.
Se rimane del tempo da dedicare all'elaborazione delle e-mail, dopo il 'non per me', elaborate le e-mail della cartella '2 minuti'. Fate delle misurazioni veloci.

Ordine dei compiti in una giornata lavorativa

Se all'inizio della giornata lavorativa vi passano per la testa cose di lavoro o private, inviatele direttamente a voi stessi come compito. Così si respira!
All'inizio della giornata lavorativa iniziate dalla vostra agenda, per i compiti da svolgere oggi, e poi dalla cartella e-mail Questa settimana, contenente i compiti per la settimana in corso. Iniziate con il compito meno divertente e portatelo a termine subito.
Meno tempo si passa a rispondere alle e-mail in arrivo, migliore sarà la concentrazione e più tempo si potrà dedicare ai compiti importanti.
È necessario ordinare le e-mail in arrivo ogni giorno e rispondere ad alcune, se necessario, dopo ("non per me" e "2 minuti"). Fatelo preferibilmente tra le 13 e le 14.
Lavorando preferibilmente al mattino sui compiti importanti del giorno precedente e smistando e rispondendo alle e-mail solo dopo le 13:00, nel pomeriggio avrete la visione d'insieme per scegliere ciò che è effettivamente più importante.
Per resistere alla tentazione di rispondere direttamente alle e-mail in arrivo, è necessario disattivare tutte le notifiche (suoni, pop-up, icone visibili). Cercate su Google “disattiva notifiche email outlook [o il vostro programma]”.
Dopo le consultazioni (telefoniche), spesso ci sono elenchi di azioni e promesse su carta o nella propria testa. Subito dopo la consultazione è necessario convertire questi elenchi in compiti da inviare via e-mail a se stessi. Un'e-mail per ogni compito. I compiti con una scadenza (promessa) vanno inseriti nell'agenda.
Raccogliere la posta, gli appunti o altri oggetti fisici che richiedono azioni in un unico punto. Potete portarli con voi durante il rituale pomeridiano dell'elaborazione delle e-mail. A volte può essere utile fare una foto e inviarla via e-mail.

Tutto inizia e finisce con il perché

Guardate con occhio critico la descrizione del vostro lavoro e il vostro contributo unico all'organizzazione in cui lavorate. Cosa ci si aspetta da voi al lavoro nei prossimi sei mesi? Scrivetelo in un'e-mail a voi stessi intitolata “Obiettivi di lavoro.”
Non vi è chiaro al 100% cosa dovete raggiungere nei prossimi sei mesi? Allora fissate immediatamente un appuntamento in calendario per chiarirlo (con i colleghi o con il manager). Questo fornisce immediatamente chiarezza a voi e alla vostra organizzazione! Condivideteli con voi stessi tramite un'e-mail 'Obiettivi di lavoro'
Quali sono le vostre passioni? A cosa vorreste prestare maggiore attenzione? Questo può avvenire sia sul lavoro che in privato. Condividetele con voi stessi tramite un'e-mail intitolata “I miei obiettivi.” Non siate troppo difficili, bastano poche parole chiave.
Cosa vorreste ottenere nel vostro lavoro nei prossimi sei mesi? Può trattarsi di risultati, ma anche di qualcosa come un maggiore controllo sul lavoro. Includete qualche parola a questo proposito nell'e-mail a voi stessi intitolata “I miei obiettivi.”

Manutenzione settimanale

Una volta alla settimana, preferibilmente mezza giornata prima della fine della settimana lavorativa, è il momento di pensare alle priorità a breve e a lungo termine. Iniziate rivedendo i vostri obiettivi di lavoro e i vostri obiettivi personali (le due e-mail che vi siete inviati).
Limitate la manutenzione settimanale a un massimo di 30 minuti e inseritela come attività nella vostra agenda. Pensare al proprio lavoro richiede un po' di tempo, ma fornisce visione d'insieme, concentrazione e ancora più tempo.
Una volta alla settimana, verificate se vi state avvicinando ai vostri obiettivi lavorativi e personali. Se non è così, create almeno un compito per avvicinarvi ad essi nella settimana successiva.
Una volta alla settimana esaminate la vostra cartella di posta elettronica Questa settimana. Cancellate tutti i compiti completati. Ci sono compiti che non sono più attuali? Eliminateli o spostateli in un secondo momento. Rivedete la cartella più tardi, forse, e stabilite se qualche compito deve essere spostato alla settimana successiva (nella cartella "Questa settimana").
Una volta alla settimana, controllare il calendario per le tre settimane successive e determinare se è necessario creare nuovi compiti per rispettare le scadenze imminenti. Questi appariranno nel calendario o nella cartella Questa settimana'

Continuare a frenare il lavoro

Se si desidera bloccare nell'agenda il tempo necessario per le attività, dividere le attività che richiedono più di 1 ora in 2 o più attività (ad esempio, newsletter pronta al 50% e newsletter pronta al 100%. Se la parte 1 è pronta, si può vedere se si è ancora in linea con la tabella di marcia, in termini di tempo stimato per la parte 2. Se non è così, si ha la possibilità di scegliere tra due o più attività. In caso contrario, si ha la possibilità di informare il destinatario che arriverà in seguito.
Prevedete almeno il 20% della vostra giornata lavorativa libera per gli imprevisti. Non si tratta sempre di non rispettare la scadenza. Il punto è che il destinatario del vostro lavoro mantiene il controllo della situazione. Prima si comunica che qualcosa non funzionerà, più il destinatario avrà il controllo della situazione.
Difficoltà ad addormentarsi a causa dei compiti di lavoro che vi passano per la testa? Fornite carta e penna e scrivete immediatamente i compiti. Il giorno dopo inseriteli nell'agenda (se c'è una scadenza) o inviateli per e-mail a voi stessi. (questa settimana – più tardi/magari – non per me).
Lavorare in modo più efficiente. Camminando per 3 minuti ogni ora e allontanandosi così dalla scrivania, si abbassa il livello di stress nel corpo. Questo vi permette di staccare meglio dal lavoro e di diventare più creativi.
Se avete perso il controllo della vostra testa per un po', potete ripristinarlo attivamente camminando per 5-10 minuti. Poi riprendete i consigli di Get Things Done per rimettervi in carreggiata (agenda, questa settimana).
I compiti che richiedono una profonda concentrazione sono più indicati al mattino. I compiti che richiedono creatività sono più facili da svolgere nel pomeriggio.
Si è a corto di energia e si ha difficoltà a scegliere un compito tra quelli di questa settimana? Allora provate a scegliere un compito che richieda più creatività, ad esempio un breve brainstorming.
Il carico di lavoro aumenta, nonostante l'applicazione del Getting Things Done e le pause (a piedi)? Fissate subito un appuntamento con un collega per discutere i problemi e chiedere aiuto.
Il carico di lavoro aumenta, nonostante l'applicazione di Getting Things Done e le pause (a piedi)? Fate una proposta al vostro supervisore, che potrà rispondere con un sì o un no. Inserite i compiti che vi danno energia nel vostro pacchetto di compiti e proponete soluzioni per i compiti che non potete più svolgere.
Se un compito vi costa energia e un collega ve la dà, è possibile che quel collega svolga quel compito? Fate una proposta al vostro manager.