I 3 pilastri del lavoro ibrido

Cultura e leadership

Cultura e collaborazione
Una delle domande che dobbiamo porci è: ‘che aspetto ha la nostra futura cultura aziendale e come la creiamo?’. Le organizzazioni devono pensare ai valori e alla cultura e alle interazioni, alle pratiche e ai rituali che favoriscono questa cultura. Ad esempio, un'azienda che si concentra sullo sviluppo dei talenti dovrebbe chiedersi se i momenti di mentoring che avvengono in ufficio possano continuare spontaneamente in un mondo digitale. Altre pratiche possono essere ricostruite e migliorate in modo che l'organizzazione crei e mantenga la comunità e la cultura che cerca. La riprogettazione e la ricostruzione dei processi e delle pratiche serviranno come base per un modello operativo migliorato che sfrutti al meglio sia il lavoro in ufficio che quello a distanza.

Un'ultima domanda è ‘quanto sono importanti la collaborazione e il lavoro di squadra nell'organizzazione?’. Rispondendo a queste domande, la vostra organizzazione potrà determinare meglio come impostare il modello ibrido.

Coaching e salute aziendale
La salute è direttamente collegata alla creatività e alla produttività dei dipendenti. Attualmente, c'è una tendenza alla diminuzione della salute basata sulle pratiche che adottiamo come risultato del lavoro da casa. A casa e in ufficio, lavoriamo in luoghi di lavoro sconosciuti che non sono progettati per soddisfare le esigenze individuali come lo erano una volta. Possiamo insegnare alle persone come progettare i loro luoghi di lavoro in modo che possano sentirsi a loro agio in futuro?
Ergonomia della postazione di lavoro del computer

Non abbiamo più la visione d'insieme e il controllo sugli ambienti di lavoro di una volta, quindi è molto più difficile garantire che i dipendenti tengano conto dell'ergonomia. Per attuare una politica strutturale ed efficace in questo settore, dobbiamo pensare alla perdita del coaching e della salute aziendale che normalmente avveniva nei luoghi di lavoro fisici. Il coaching, la stimolazione della responsabilità personale e il monitoraggio a distanza della salute aziendale stanno diventando un nuovo standard.

Organizzazione

Luoghi di lavoro
Quando gli uffici sono autorizzati ad accogliere i dipendenti, il modello di lavoro ibrido consente ai datori di lavoro di essere più flessibili per quanto riguarda le modalità di lavoro a distanza. La comunicazione, la trasparenza e la pianificazione diventano fondamentali e diventa comune che le persone vogliano lavorare da casa uno o più giorni alla settimana. Diventa importante assicurarsi che i dipendenti siano a conoscenza delle pratiche di lavoro dei colleghi, per garantire che le riunioni e le collaborazioni siano pianificate in orari ottimali e gestite in modo efficiente.

Un'ovvia ragione per offrire il lavoro a distanza su base strutturale è quella di ridurre lo spazio necessario e quindi risparmiare sui costi. Questa potrebbe anche essere una strategia sensata per contribuire a compensare gli effetti di una maggiore distanza sociale sullo spazio.

Una ricerca di UBS dimostra che, sebbene offrire l'opportunità di lavorare da casa possa contribuire al benessere dei dipendenti, non tutti sono uguali in questo scenario. Avere uno spazio confortevole per lavorare da casa non è qualcosa a cui tutti hanno accesso. Questo può essere dannoso per coloro che non hanno questa possibilità.

Processi
Prima di poter (ri)progettare l'ufficio (di casa), dobbiamo porci una serie di domande.

Quanto successo ha la nostra attuale strategia di lavoro a distanza?
Quali componenti del nostro lavoro non possono essere svolte da remoto?
In quale luogo di lavoro i nostri dipendenti sono più produttivi?

Come possiamo ottenere un contatto personale a distanza e mantenere la nostra cultura aziendale?

Come proteggiamo la strategia di diversità, equità e inclusione (DEI)?

Ristrutturare il modo in cui viene svolto il lavoro
Le organizzazioni devono identificare e riprogettare completamente i processi chiave per ogni unità aziendale, area geografica e funzione principale, spesso con il coinvolgimento dei dipendenti. Nel fare ciò, le aziende dovrebbero considerare i loro percorsi di sviluppo professionale (ad esempio, essere fisicamente presenti in ufficio all'inizio e lavorare da remoto in seguito) e le diverse fasi dei progetti (ad esempio, essere fisicamente presenti per la pianificazione iniziale e lavorare da remoto per l'esecuzione).
Costrette a lavorare in remoto, le organizzazioni hanno sperimentato e imparato. Sono diventate più agili, senza impegnarsi in un nuovo programma o manifesto. Hanno imparato a lavorare intorno al principio agile della co-locazione. Invece di far incontrare i membri del team nella stessa stanza, sono state ideate soluzioni tecnologiche per farli stare nello stesso spazio virtuale e le cerimonie agili quotidiane (come gli stand-up e i checkout) potevano essere svolte in remoto. Questo dimostra che le metodologie agili rendono possibile la produttività a distanza.

3. Sistemi e sedi

Le intuizioni dei datori di lavoro
I datori di lavoro non sempre hanno una visione d'insieme di come viene progettato l'home office o la postazione di lavoro mobile. Anche il luogo di lavoro in ufficio sta cambiando. Come possiamo garantire che tutti siano in grado di lavorare in modo sano, soddisfacente e sicuro?
Prima di tutto, è importante considerare se i cambiamenti nel modo in cui lavoriamo comportano cambiamenti nel modo in cui vengono arredati i luoghi di lavoro. Soluzioni di lavoro più flessibili (Desksharing), più sale riunioni, spazi per il brainstorming creativo e strumenti che possono essere utilizzati sia a casa che in ufficio (tastiera, mouse e supporto per laptop).

Le organizzazioni potrebbero creare spazi di lavoro specificamente progettati per supportare i tipi di interazioni che non possono avvenire in remoto. Se lo scopo principale dello spazio in un'organizzazione è fornire spazi per momenti specifici di collaborazione piuttosto che per il lavoro individuale, l'80% dell'ufficio non dovrebbe essere dedicato a spazi collaborativi? Ad esempio, le organizzazioni possono chiedere a tutti i dipendenti che lavorano in cubicoli e che raramente hanno bisogno di partecipare a riunioni di gruppo di lavorare da casa. Se lo spazio in ufficio è necessario solo per coloro che non possono lavorare da casa, gli spazi di co-working vicino alle abitazioni dei dipendenti sono forse una soluzione migliore?
Nell'ufficio del futuro, la tecnologia avrà un ruolo centrale nel consentire ai dipendenti di tornare in ufficio e lavorare in sicurezza. Le organizzazioni dovranno gestire quali dipendenti possono entrare in ufficio, quando possono entrare e prendere posto, con quale frequenza viene pulito l'ufficio, se il flusso d'aria è adeguato e se mantengono una distanza sufficiente mentre si muovono nello spazio.

Per sostenere la produttività, la collaborazione e la cultura aziendale, i confini tra l'essere fisicamente in ufficio e l'essere fuori dall'ufficio devono scomparire. Le videoconferenze sempre attive, gli spazi collaborativi senza soluzione di continuità (come le lavagne virtuali), sia di persona che da remoto, e i modelli di collaborazione e lavoro asincroni passeranno rapidamente da idee futuristiche a pratiche standard.