Consejos prácticos: Hacer las cosas

Finalizar tareas

La realidad es que se nos exige más en el trabajo: más tareas, cambios más rápidos. Los clientes y los ciudadanos tienen cada vez más poder, sus demandas aumentan y cambian más rápido con el tiempo. Y los clientes a menudo tienen donde elegir debido al aumento de la competencia (mundial). Las organizaciones se reducen o sus ambiciones aumentan más deprisa que el número de empleados disponibles. Para muchas personas, llega un momento en que no pueden hacerlo todo en el trabajo. El resultado puede ser que tampoco sea posible "terminar" satisfactoriamente los asuntos privados. ¿Te reconoces en esto?

Racionalizar las tareas

Si tiene que hacer más cosas de las que dispone, tiene dos opciones: trabajar más tiempo o elegir entre las cosas que hace y las que no. Además, puede hacer su trabajo de forma más cómoda para ahorrar tiempo. ¿Qué opción te atrae más? ¿Qué quieres conseguir: más en el trabajo, más en privado o más equilibrio?

Cómo hacer las cosas

Le gustaría tener una visión rápida de sus tareas más importantes para poder decidir qué hacer a continuación. Después de todo, lo que parece importante ahora puede ser completamente diferente en una hora, con una llamada telefónica. El trabajo no consiste en hacer todas las tareas, sino las más importantes.

Lo más importante no siempre se puede predecir y puede cambiar rápidamente. Getting Things Done te da una visión general de tus tareas para que puedas elegir más fácilmente cuál será tu próxima tarea. Además, conduce a la paz de la mente, porque usted da continuamente todo el trabajo y las tareas privadas que usted todavía tiene que hacer un lugar en este sistema.

Consejos para utilizar el método Getting Things Done

En primer lugar, es importante que estructure todos sus correos electrónicos actuales.

Crea una carpeta 'Archivo' en tu programa de correo electrónico para almacenar información. ¡Mueve todas las carpetas actuales que tengas a esta carpeta! Confía en que puedes encontrar fácilmente los correos electrónicos con la función de búsqueda.
Crea una carpeta 'Archivo' en tu programa de correo electrónico.
Cree una carpeta 'En espera' en su programa de correo electrónico. Aquí pones copias de los correos electrónicos enviados a los que esperas una respuesta.
Crea una carpeta 'Esperando'.
Cree una carpeta 'Más tarde-Tal vez' en su programa de correo electrónico. Aquí pones todos los correos con los que necesitas hacer algo, pero no en la semana actual. Tanto para el trabajo como para privado.
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Tareas para esta semana

Cree una carpeta 'Esta semana' en su programa de correo electrónico. Esta contendrá tareas para la semana que viene, pero que no tienen una fecha límite clara en términos de fecha y hora.
Crea una carpeta 'Esta semana' en tu programa de correo electrónico.
Cree una carpeta '2 minutos' en su programa de correo electrónico. Aquí pones pequeñas tareas que esperas poder completar en 2 minutos.
Crea una carpeta '2 minutos' en tu programa de correo electrónico.
Cree una carpeta 'No para mí' en su programa de correo electrónico. Aquí es donde pones los correos electrónicos con tareas que están destinadas a otras personas.
Dedica una hora a ordenar los correos electrónicos que no son para mí.
¡Dedique una hora a clasificar los correos electrónicos! Empieza justo después de comer. 1) ¿Puede eliminarlo? 2) ¿Contiene una fecha límite? 4) ¿A qué carpeta pertenece (no es para mí, 2 minutos, esta semana, más tarde-tal vez, esperando, archivar).
Si es para mí, 2 minutos, esta semana, más tarde-tal vez, esperando, archivar).
Si hay una fecha límite clara para una tarea (día u hora específica), colóquela en su calendario. No hay una fecha límite clara? entonces mueva el correo a esta semana (para ser ejecutado en la semana actual) o a más tarde-tal vez (para la próxima semana o más tarde)
Si no hay una fecha límite clara, ponga la tarea en su calendario.
¿Hay varios tipos de tareas en un correo electrónico, por ejemplo tanto tareas para usted mismo como tareas que desea asignar a otras personas? Entonces, envíese a sí mismo varios correos electrónicos que puede subdividir en: no para mí, 2 minutos, esta semana, más tarde-tal vez.
Si se envía un correo electrónico a sí mismo, indique claramente en el asunto lo que tiene que hacer y, posiblemente, ya en qué carpeta de correo electrónico pertenece: no para mí, 2 minutos, esta semana, más tarde-tal vez, espera-para arriba, archivo.
Cuando envíe preguntas o solicitudes por correo electrónico, asegúrese de que estos mensajes se copian en la carpeta "En espera de". De este modo, podrá conocer las preguntas y solicitudes pendientes en cualquier momento.
Con una bandeja de entrada llena, la clasificación puede tardar un rato, pero con unas pocas horas su bandeja de entrada estará vacía. Puede dividir esto ordenando durante 10 minutos hoy sin contestar.
Los correos de hace más de un mes no son súper importantes. Si no, otros ya te habrían contestado / habrías hecho algo con ellos. Si es así, borrar estos correos electrónicos, inmediatamente ahorrar time.
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Ahorre correos electrónicos. Al no responder a todos los correos electrónicos entrantes de inmediato, creas tiempo para avanzar en las tareas que previamente has marcado como importantes. Esto requiere agallas, pero en realidad es la forma de hacer más/mejor trabajo. ¿Es posible limitar esto a un máximo de 3 veces al día? O incluso hasta 1 vez?
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Un momento ideal para ordenar los correos electrónicos es justo después de comer. Entonces la concentración no es muy alta, ideal para un trabajo sencillo como clasificar correos sin contestar. Y se obtienen resultados inmediatos: visión de conjunto a través de una bandeja de entrada vacía.
Los correos electrónicos se clasifican con facilidad.
¿Te pasan por la cabeza todo tipo de tareas, laborales y privadas? Anótalas y, con el tiempo, asegúrate de que aparezcan en tu calendario (si hay una fecha límite) o en tu bandeja de entrada en forma de correo electrónico.
Así de fácil.
Después de clasificar sus correos electrónicos, compruebe si aún quedan tareas de los mensajes de voz, SMS y otros posibles canales de comunicación empresarial como Skype. Procéselas también en elementos de calendario o correos electrónicos que pueda procesar.
También puede procesar los mensajes de correo electrónico.
Después de clasificar los correos electrónicos, procese primero las tareas 'no para mí'. Póngase en el (B)CC para que pueda mover estos correos electrónicos a la carpeta 'en espera' en un momento posterior.
Si tiene tiempo, póngase en el (B)CC para que pueda mover estos correos electrónicos a la carpeta 'en espera'.
Si le queda tiempo en el tiempo que ha reservado para procesar el correo electrónico, después de 'no para mí', procese los correos electrónicos de la carpeta '2-minutos'. Haga algunas mediciones rápidas.

Orden de las tareas en un día laborable

Si al empezar la jornada laboral te rondan por la cabeza cosas de trabajo o privadas, envíatelas directamente por email como tarea. Eso respira!
Al comienzo de la jornada laboral empieza en tu agenda, por las tareas que vencen hoy, y luego en la carpeta de correo electrónico Esta semana que contiene las tareas de la semana en curso. Empieza por la tarea menos divertida y hazla de inmediato.
Cuanto menos tiempo dediques a las tareas, menos tiempo perderás.
Cuanto menos tiempo dediques a contestar los correos electrónicos entrantes, mejor será tu concentración y más tiempo podrás dedicar a las tareas importantes.
Es necesario ordenar el correo electrónico entrante todos los días y responder a unos pocos si es necesario después ("no para mí" y "2 minutos"). Hazlo preferiblemente entre las 13:00 y las 14:00.
Trabaja en el correo electrónico.
Al trabajar preferentemente en las tareas importantes del día anterior por la mañana y sólo ordenar y responder el correo electrónico después de las 13:00, tendrá la visión de conjunto por la tarde para elegir lo que es realmente más importante.
Para resistir la tentación de responder directamente a los correos electrónicos entrantes, es necesario desactivar todas las notificaciones (sonidos, ventanas emergentes, iconos visibles). Buscar en Google para “desactivar las notificaciones de correo electrónico outlook [o su programa]”.
Después de las consultas (telefónicas), a menudo hay listas de acciones y promesas en papel o en su cabeza. Entonces es necesario inmediatamente después de la consulta para convertir estas listas en tareas que usted correo electrónico a ti mismo. Un correo electrónico por tarea. Las tareas con una fecha límite (promesa) deben incluirse en la agenda.
Recoger el correo, los mensajes de correo electrónico y las listas de tareas.
Recoja el correo, las notas u otros elementos físicos que requieran acciones en un momento dado. Usted puede tomar esto con usted durante el ritual de la tarde de procesamiento de correo electrónico. El procesamiento a veces puede ser útil tomándole una foto y enviándoselo por correo electrónico a usted mismo.
Los mensajes de correo electrónico deben ser procesados.

Todo empieza y acaba con el porqué

Eche un vistazo crítico a la descripción de su puesto y a su contribución única a la organización en la que trabaja. ¿Qué se espera de usted en el trabajo en los próximos seis meses? Escríbalo en un correo electrónico dirigido a usted mismo titulado “Objetivos de trabajo.”
¿No tiene claro al 100% lo que tiene que conseguir en los próximos seis meses? Entonces concierta inmediatamente una cita en el calendario para aclararlo (con compañeros o jefe). ¡Esto proporciona inmediatamente claridad para usted y su organización! Compártalos con usted mismo a través de un correo electrónico 'Objetivos de trabajo'.
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¿Cuáles son tus pasiones? A qué te gustaría prestar más atención? Esto puede ser en el trabajo o en privado. Compártelos contigo mismo a través de un correo electrónico titulado “Mis objetivos”; No'te compliques demasiado, con unas pocas palabras clave es suficiente.
¿Qué te gustaría hacer?
¿Qué te gustaría conseguir en tu trabajo en los próximos seis meses? Pueden ser resultados, pero también algo como más control sobre el trabajo. Incluye unas palabras sobre esto en el correo electrónico dirigido a ti mismo titulado “Mis objetivos”
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Mantenimiento semanal

Una vez a la semana, preferiblemente medio día antes de que termine su semana laboral, es el momento de pensar en las prioridades a corto y largo plazo. Empieza por revisar tus objetivos laborales y tus propios objetivos (los dos correos electrónicos que te enviaste a ti mismo)
Limita el mantenimiento semanal a un máximo de 30 minutos y ponlo como tarea en tu agenda. Pensar en tu trabajo lleva un poco de tiempo, pero aporta visión de conjunto, concentración y aún más tiempo.
Piensa en tu trabajo y en tu trabajo.
Una vez a la semana, determina si te estás acercando a tus objetivos laborales y personales. Si no es así, crea al menos 1 tarea para acercarte a ellos en la próxima semana.
Consulta tu correo electrónico.
Revise su carpeta de correo electrónico una vez a la semana Esta semana. Borra todas las tareas completadas. Hay alguna tarea que ya no esté actualizada? Bórrelas o muévalas a más tarde-tal vez. Revise la carpeta más tarde-tal vez y determinar si las tareas deben ser trasladados a la próxima semana (a la "Esta Semana" carpeta).
Una vez a la semana, revise su calendario para las próximas tres semanas y determine si necesita crear nuevas tareas para cumplir con sus próximos plazos. Estas aparecerán en su calendario o en la carpeta 'Esta semana'.
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Seguir frenando el trabajo

Si desea bloquear en su agenda cuánto tiempo toman las tareas, entonces divida las tareas que toman más de 1 hora en 2 o más tareas (por ejemplo newsletter 50% listo y newsletter 100% listo. Por lo tanto, que sean 2 o más tareas. parte 1 está listo, usted puede ver si usted todavía está en la fecha prevista, en términos de tiempo estimado para la parte 2. Si no es así, usted tiene la opción de bloquear en su agenda cuánto tiempo tardan las tareas. Si no es así, usted tiene la opción de informar al destinatario de que vendrá más tarde.
Prepárese para recibir el boletín de noticias.
Programe al menos un 20% de su jornada laboral libre para imprevistos. No siempre se trata de no cumplir el plazo. Se trata de que el destinatario de tu trabajo mantenga el control de la situación. Cuanto antes comunique que algo no va a funcionar, más control tendrá el destinatario sobre la situación.
Dificultad para conciliar el sueño.
¿Dificultades para conciliar el sueño debido a las tareas laborales que le dan vueltas en la cabeza? Proporcione papel y bolígrafo y anote las tareas inmediatamente. Al día siguiente, anótalas en tu agenda (si hay una fecha límite) o envíatelas por correo electrónico. (esta semana – más tarde/tal vez – no para mí)
Trabaja de forma más eficiente. Caminando 3 minutos cada hora y alejándote así de tu escritorio, bajas el nivel de estrés en el cuerpo. Esto te permite desconectar mejor de tu trabajo y ser más creativo.
Trabaja de forma más eficiente.
Si has perdido el control en tu cabeza durante un tiempo, puedes recuperarlo activamente caminando de 5 a 10 minutos. A continuación, retoma los consejos de Get Things Done para volver a ponerte en marcha (agenda, esta semana).
Tareas que requieren tiempo y esfuerzo.
Las tareas que requieren una profunda concentración se hacen mejor por la mañana. Las tareas que requieren creatividad son más fáciles por la tarde.
Las tareas que requieren concentración profunda son más fáciles por la mañana.
¿Tiene poca energía y le cuesta elegir una tarea de las de esta semana? Entonces pruebe con una tarea que exija más de su creatividad, como una breve lluvia de ideas.
¿Se siente cansado?
¿La carga de trabajo aumenta, a pesar de aplicar Getting Things Done y tomar descansos (caminando)? Concierte una cita con un colega inmediatamente para hablar de los problemas y pedir ayuda.
Si la carga de trabajo aumenta, a pesar de aplicar Getting Things Done y tomar descansos (caminando).
¿Aumenta la carga de trabajo, a pesar de aplicar Getting Things Done y tomar descansos (caminando)? Haz una propuesta a tu supervisor a la que pueda responder con un sí o un no. Ponga las tareas que le dan energía en su propio paquete de tareas y proponga soluciones para las tareas que ya no puede hacer.
Si una tarea le cuesta trabajo, póngase en contacto con su supervisor.
Si una tarea te cuesta energía y te la da un compañero, ¿es posible que ese compañero haga esa tarea? Haz una propuesta a tu jefe.