Desksharing

Dependiendo de sus tareas, de los compañeros que estén allí y del grado de contacto, alternará entre trabajar desde casa y en la oficina. La oficina como nuevo punto de encuentro. La máquina de café 2.0.

Hemos aprendido que podemos concentrarnos en casa. Las reuniones se celebran digitalmente. Sin embargo, las discusiones en directo, sin pantalla, son más eficaces. Los días que pases en la oficina también serán diferentes – de una reunión al lugar de trabajo seguida de una sesión de inspiración o coaching. Rebotando ideas unos con otros y haciendo el trabajo detrás del ordenador entre reunión y reunión.

En el pasado, solíamos utilizar un lugar de trabajo personal y fijo o ya habíamos dado el paso a los puestos de trabajo flexibles. En 'La Oficina Híbrida', compartiremos puestos de trabajo con más frecuencia, lo que también se conoce como Desk sharing.

Si la línea que separa el uso compartido de escritorios en el trabajo de las perturbaciones laborales es tan delgada, ¿por qué arriesgarse? Muy sencillo. Las ventajas de un buen acuerdo de uso compartido del escritorio superan a los inconvenientes.

Beneficios

• Crea nuevas oportunidades de colaboración entre compañeros
• Incrementa la flexibilidad de la empresa y de los empleados
• Apoya una mano de obra flexible (remota, a tiempo parcial, autónoma)
• Fomenta un entorno de trabajo social
• Incentiva a los empleados a ser más ordenados y limpios
• Nivela el campo de juego en una oficina y crea igualdad

Desventajas

• Falta de un espacio personal y privado para los empleados
• Los empleados se sienten más cómodos en la oficina.
• Lleva a más interrupciones del trabajo
• Crea desafíos para las TI y la infraestructura de apoyo
• Los empleados tardan más en instalarse y ponerse a trabajar
• Promueve la formación de territorios

Si se gestionan bien, las desventajas son fáciles de minimizar o eliminar por completo. Hay un gran incentivo para que los acuerdos de oficinas compartidas funcionen.

Aquí tienes algunos consejos para una buena transición a los escritorios compartidos:
 

• Asegúrese de que los empleados están a bordo. Explique las ventajas y aborde las preocupaciones para fomentar un sentimiento positivo.
   
• Abordar activamente estas preocupaciones de los empleados. Apunte a los puntos de dolor con soluciones innovadoras y preséntelas. Un seguimiento responsable puede facilitar la adaptación.
   
• Determine el número de mesas necesarias y haga un presupuesto generoso. Tenga en cuenta el número de empleados, los turnos que trabajan y otras variables que afectan a la ocupación. Puede parecer contraintuitivo reducir costes, pero los escritorios adicionales garantizan que todo el mundo disponga de uno en las horas punta.
  
• Establezca unas pautas de etiqueta para la oficina compartida. Esto puede prevenir los malos hábitos antes de que se manifiesten. Es una buena forma de establecer el tono de lo que los empleados pueden esperar de la nueva distribución.
  
• Cambie gradualmente. Si toda la oficina cambia en una semana, los empleados no serán capaces de cambiar o adaptarse. Designe un número fijo de mesas que se convertirán en un plazo determinado y comience la transición lentamente. Es menos brusco y da tiempo a los empleados para adaptarse.
  
• Cree variedad en los tipos y ubicaciones de los escritorios, así como puestos de trabajo adicionales fuera de los escritorios compartidos. Los empleados no deben sentirse confinados por la falta de espacio. Ofrezca opciones para mejorar las tasas de ocupación.
  
• Delegue autoridad a un director de oficina o a un gerente de instalaciones. Crear una autoridad central para disputas y preguntas ofrece a los empleados una salida para cualquier ambigüedad que pueda surgir.
   
• Cree un embudo de comentarios sobre los lugares de trabajo compartidos. Qué les gusta o disgusta a los empleados? Qué no satisface sus necesidades o expectativas? Cómo se pueden mejorar los acuerdos? Convierta los acuerdos en un foro permanente.
• Cree un foro permanente.